FIFU - Finanssifutis
Jalkapalloturnauksen
tapahtumamarkkinointia
Lähtökohdat
Projekti toteutettiin Haaga-Helian urheilubisneskurssilla, joka oli osa vapaasti valittavia yrittäjyysopintoja. Kurssilla oli tarkoitus ideoida, suunnitella ja toteuttaa urheilutapahtuma. Tapahtuma järjestettiin huhtikuussa 2019.
Päädyimme lähteä toteuttamaan jalkapallotapahtumaa finanssialan yrityksille. Syntyi konsepti FIFU – Finanssifutis.
Jakauduimme eri ryhmiin. Itse olin tapahtuman markkinointitiimin vetovastuussa. Tässä projektikuvauksessa kerron projektin vaiheista ja näytän tekemiäni tuotoksia tapahtumasta.
Prosessikuvaus
Kun konsepti ja muut alkusuunnittelut olivat valmiina jakauduimme ryhmiin. Kokosin itselleni markkinointitiimin, minkä tiiminjohtajana toimin. Aluksi laadimme markkinointisuunnitelman, mietimme tavoitteet, ongelmat ja alustavan aikataulun. Alusta asti oli selkeää, että markkinointitiimin tehtävä ei ollut hankkia osallistujajoukkueita, vaan pikemminkin pitää huolta viestinnästä ja siitä, että informaatio menee perille. Vastuullamme oli myös tapahtuman nettisivut, jotka tehtiin Wix-työkalulla sekä sosiaalisen media, etenkin Facebook. Itse tiedottaminen suunniteltiin siten, että kaikkien osallistujajoukkueiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet kerättiin postituslistalle ja teimme viikottaisia uutiskirjeitä MailChimp-työkalua käyttäen. Markkinointitiimillä oli suuri vastuu siinä, että kaikki tietäisivät mahdollisimman hyvin missä mennään.
Vastuullamme oli myös datan kerääminen ja teimme muutamia kyselyitä osallistujille. Meidän piti olla varmoja siitä, kuinka monta henkeä oli yhteensä tulossa, oliko heillä allergioita yms.
Sähköposti ja verkkosivut osoittautuivat toimivammiksi kanaviksi. Uutiskirjeillä onnistuimme hyvin tiedottamaan käytännön asioista. Päivitimme myös verkkosivua sen mukaan, kun esimerkiksi uusia yhteistyökumppaneita julkaistiin tai kun uusia joukkueita saatiin mukaan. Lisäksi kaikki käytännön ohjeet löytyivät myös luonnollisesti verkkosivuilta.
Itse tapahtumapäivänä omalla vastuualueellani oli tapahtuman taltiointi. Otin kuvia pitkin päivää ja kuvasin virallisen tapahtumavideon.
Kuvia tapahtumasta:
Virallinen tapahtumavideo:
Mitä opin?
Tapahtuma oli todella onnistunut. Meillä oli motivoitunut porukka tekemässä ja saimme ajallaan hommat hoidettua. Onnistuin omassa tehtävässäni hyvin, tiedottaminen onnistui ja viesti kulki hyvin kaikille. Mittasimme onnistumistamme jälkikyselyllä mistä saimme todella hyvää palautetta. Lähes kaikki tulisivat uudelleen, mikäli kyseinen tapahtuma järjestettäisiin uudelleen.
Projektissa opin enemmän pienen tiimin johtamista, aikataulussa pysymistä ja implementoin asioita, joita olin aiemmin oppinut, esimerkiksi juuri sähköisten uutiskirjeiden tekeminen. Etenkin tapahtuma antoi motivaatiota, että osaa ja pystyy järjestämään onnistuneesti tapahtuman, joka kuitenkin rakennettiin nollasta. Projekti vaati sinnikkyyttä ja pitkäjänteisyyttä, mutta lopulta se palkittiin.
Tulokset numeroina:
12 osallistujajiukkuetta 10 eri fiinanssialan yrityksestä. Mukana oli myös Haaga-Helian opiskelijajoukkue.
Yhteensä yli 100 osallistujaa.
Suurin osa turnauksen jälkeen tehdystä kyselysyn vastaajista tulisi uudelleen, mikäli se järjestettäisiin uudestaan.